Reloj checador: ajustes, incidencias y reportes

El reloj checador en Skolar combina tres tareas distintas: activar el módulo, definir cómo se notifican las incidencias y revisar reportes por empleado o por rango de fechas.

Qué puedes configurar#

Desde la configuración institucional puedes controlar:

• si el reloj checador está habilitado para la escuela
• si el modo de seguimiento de incidencias está activo
• si se envían correos por retardos, ausencias o falta de salida
• qué roles reciben notificaciones
• una hora forzada de salida para cerrar registros pendientes

Antes de activarlo#

Verifica:

• que los empleados correctos ya existan en Skolar y estén activos
• que los horarios base de clases o actividades estén actualizados
• qué equipo recibirá alertas de incidencias
• qué hora debe usarse como salida forzada si el personal olvida cerrar registro

Flujo recomendado de configuración#

1. Abre la configuración de la institución.
2. Activa el reloj checador general.
3. Activa el seguimiento de incidencias si tu escuela quiere justificar o comentar ausencias y retardos.
4. Define si se enviarán correos por retardos, ausencias y salidas faltantes.
5. Selecciona los roles que deben recibir notificaciones.
6. Configura la hora de salida forzada y guarda.

Revisión de incidencias#

La vista administrativa del reloj checador muestra:

• check-ins recientes
• incidencias recientes del personal
• comparación entre horario esperado, asistencia de clase y registros de entrada/salida

Cuando abres una incidencia, Skolar permite:

• revisar el horario programado de ese día
• comparar check-ins reales contra el evento activo
• comentar la incidencia
• marcarla como justificada o no justificada
• reenviar la notificación al empleado cuando sea necesario

Operación por empleado#

Además de la vista global, cada empleado puede tener:

• seguimiento por hora habilitado o deshabilitado
• código QR para registro
• regeneración de QR cuando el flujo lo requiera
• historial propio de incidencias y comentarios

Esto hace importante validar qué personal realmente usará reloj checador antes de habilitarlo masivamente.

Qué ve el empleado en su propio portal#

Cuando el seguimiento por hora está activo, cada empleado puede entrar a su vista de mi asistencia para:

• revisar check-ins recientes
• abrir una incidencia específica
• comparar su registro con el horario esperado
• enviar una justificación inicial
• agregar comentarios posteriores sobre el mismo incidente

La vista del empleado no reemplaza la revisión administrativa. Sirve para explicar el caso y dejar evidencia antes de que finanzas, RH o coordinación marque la incidencia como justificada o no justificada.

Justificantes y comentarios#

Hay dos momentos distintos en el flujo:

1. Justificación inicial El empleado explica por qué ocurrió el retardo, ausencia o falta de salida.
2. Comentario posterior Se usa para agregar contexto extra cuando el caso ya está abierto.

Ambos quedan registrados como comentarios del incidente. Por eso conviene pedir al personal que sea específico desde el primer mensaje y evite dejar varias notas ambiguas sobre el mismo evento.

Cómo administrar seguimiento por hora#

Desde la ficha del empleado administración puede:

• habilitar o deshabilitar seguimiento por hora
• ver o regenerar el código QR de registro
• revisar check-ins recientes
• entrar directo al tab del reloj checador del empleado

Antes de desactivar el seguimiento por hora, confirma si todavía hay incidencias abiertas o reportes pendientes del periodo.

Cómo leer mejor los reportes#

Los reportes comparan tres cosas:

• horas trabajadas
• horas base programadas
• ausencias detectadas

No conviene leer una diferencia como incumplimiento automático sin antes revisar si:

• hubo incidencias justificadas
• el horario base era correcto
• el check-in sí estaba vinculado a la clase o actividad esperada

Reportes de reloj checador#

Los reportes funcionan por rango de fechas y pueden filtrarse por un empleado específico o por todo el personal activo.

En esos reportes puedes revisar:

• horas trabajadas
• horas base programadas
• ausencias detectadas
• registros agrupados por día de la semana dentro del periodo elegido

El reporte es más útil cuando se usa como validación final después de revisar incidencias individuales. No sustituye la revisión del caso puntual.

Buenas prácticas#

• activa primero el módulo general y después las alertas
• revisa las incidencias recientes durante los primeros días de uso
• documenta internamente cuándo una incidencia fue justificada por dirección o coordinación
• valida los horarios base antes de interpretar horas trabajadas como faltantes reales

Errores frecuentes#

No se envían alertas de asistencia#

Revisa que el reloj checador esté habilitado, que el modo de incidencias siga activo y que los roles de notificación continúen configurados.

Aparecen incidencias que no coinciden con el horario esperado#

Antes de justificar o cerrar el caso, compara el horario programado del día con los check-ins reales y confirma que la clase o actividad estuviera calendarizada correctamente.

El reporte no refleja todas las horas esperadas#

Valida el rango de fechas, el filtro por empleado y si el horario base de las clases ya estaba configurado en el periodo consultado.

El empleado dice que ya justificó la incidencia#

Revisa si dejó una justificación inicial o solo un comentario adicional. El caso puede seguir abierto hasta que administración cambie su estado o lo marque como revisado.