Facturas y datos de pago

Las facturas y los datos de pago son la base del seguimiento financiero con familias, recibos y comprobantes dentro de Skolar.

Qué cubre este flujo#

Este flujo te permite:

• revisar facturas generadas por pagos
• confirmar el detalle de los cargos incluidos
• previsualizar comprobantes enviados por correo
• registrar y actualizar datos de pago o facturación por tutor
• reenviar recibos
• conciliar identificadores externos de factura
• anular facturas cuando el flujo lo requiere

Flujo recomendado de cobro#

1. Selecciona productos, colegiaturas o cargos para el alumno.
2. Avanza a la etapa de datos de pago.
3. Elige o registra la información de facturación del tutor.
4. Confirma el cobro.
5. Revisa la factura resultante desde el módulo financiero.

Datos de pago de tutores#

Conviene mantener actualizados los datos de pago cuando:

• una familia solicita comprobantes con información específica
• cambió la razón social o los datos fiscales
• un alumno tiene más de un tutor y se debe definir cuál usará facturación

Buenas prácticas para facturas#

• revisa siempre los items antes de confirmar el cobro
• confirma que la cantidad y la periodicidad sean correctas
• valida el tutor o responsable de pago antes de emitir
• usa la vista previa del recibo cuando necesites confirmar qué verá la familia por correo

Ciclo de vida de una factura#

En la práctica, una factura en Skolar suele pasar por estas etapas:

1. selección de cargos
2. selección o captura de datos de pago
3. confirmación del cobro
4. creación de factura e items
5. envío o reenvío de recibo
6. conciliación con identificador externo, cuando aplica
7. anulación si el cobro debe invalidarse

Casos operativos especiales#

Reenvío de recibo#

Si una familia no recibió el comprobante, puedes reenviarlo sin rehacer todo el cobro. Antes valida correos y detalle del pago.

Conciliación#

Cuando la escuela usa un folio o identificador externo, la factura puede reconciliarse con ese dato para mantener consistencia con sistemas contables o administrativos fuera de Skolar.

Anulación#

La anulación debe usarse con cuidado. No es solo “ocultar” una factura; implica dejar claro que ese cobro ya no debe contarse como vigente en el seguimiento normal.

Cuándo actualizar datos de pago#

Actualiza los datos cuando:

• cambió el responsable del pago
• se corrigieron errores de captura
• necesitas mantener historial sin perder relación con facturas anteriores

Si los datos ya están vinculados a facturas existentes, evita borrarlos sin revisar primero el impacto histórico.

Problemas comunes#

El cobro quedó registrado pero faltan datos de pago#

Revisa el tutor asociado y actualiza su información de facturación antes de repetir el proceso.

La familia pide validar un recibo#

Usa la vista previa del comprobante o la factura generada para revisar el detalle antes de reenviar confirmaciones.

El cobro existe pero falta folio externo#

Completa la conciliación de la factura para mantener alineación con el sistema contable o el control externo que use tu escuela.

Una factura ya no debe considerarse válida#

Anúlala en vez de intentar borrar rastros operativos del cobro.