Productos, colegiaturas y estructura de cobro

En Skolar, los productos y las colegiaturas forman la base del cobro escolar. Los productos sirven para conceptos puntuales o recurrentes, mientras que las colegiaturas conectan cuotas, periodos escolares y mensualidades con cada inscripción.

Qué diferencia hay entre productos y colegiaturas#

• los productos suelen representar conceptos comprables o asignables por separado
• las colegiaturas generan cargos ligados a periodos escolares y mensualidades
• ambos terminan impactando facturas, recibos y seguimiento financiero

Qué debes revisar antes de crear cargos#

Verifica:

• qué ciclo escolar y periodo usarás para los cobros
• cuántas mensualidades aplica la escuela
• si el concepto será inscripción o colegiatura recurrente
• si el nivel educativo correcto ya existe y tiene prefijo configurado

Productos#

Desde administración puedes:

• buscar productos existentes
• crear nuevos productos
• revisar en qué compras o facturas aparece un producto
• editarlo mientras no tenga compras registradas incompatibles
• descontinuarlo cuando ya no deba seguir usándose

Colegiaturas y cargos recurrentes#

Las cuotas en Skolar se construyen con información como:

• ciclo escolar
• código de periodo escolar
• nivel educativo
• tipo de cargo
• precio
• número de mensualidades
• fecha de vencimiento

Si activas la creación automática para colegiaturas mensuales, Skolar genera varias cuotas y las distribuye por mes, ajustando fechas cuando caen en fin de semana.

Cómo nombra Skolar las colegiaturas#

El sistema compone el nombre usando:

• tipo de cargo
• prefijo del nivel educativo
• número de mensualidades
• mes y año del vencimiento

Eso ayuda a distinguir rápidamente inscripciones frente a colegiaturas mensuales.

Flujo recomendado#

1. Define primero el ciclo, periodo y nivel educativo correctos.
2. Crea o revisa el producto si el concepto no existe todavía.
3. Configura la colegiatura o cuota con precio, vencimiento y tipo de cargo.
4. Decide si el sistema debe crear una sola cuota o varias mensualidades.
5. Revisa la asociación con los periodos escolares antes de comunicar el cobro.

Buenas prácticas#

• evita duplicar productos con nombres casi idénticos
• valida el ciclo escolar antes de generar cuotas masivas
• usa conceptos separados para inscripciones y mensualidades
• revisa el impacto de cambios en cuotas ya ligadas a facturas

Errores frecuentes#

No puedo editar un producto#

Esto suele pasar cuando ya existen compras o movimientos registrados que dependen de ese producto.

La colegiatura quedó ligada al periodo equivocado#

Revisa el ciclo escolar y el código de periodo usados al crear la cuota. Cambiarlo después puede afectar cobros ya publicados.

Se generaron menos o más cuotas de las esperadas#

Confirma si la creación automática estaba activa y si el número de mensualidades configurado corresponde al plan real de cobro.