Tutores y datos de facturación

En Skolar, los tutores cumplen dos funciones distintas: son contactos de seguimiento del alumno y también pueden ser responsables de pago y facturación.

Qué cubre este flujo#

Desde el expediente del alumno puedes:

• buscar un tutor existente y asignarlo
• crear un tutor nuevo
• definir parentesco
• editar sus datos de contacto
• registrar uno o más datos de facturación para ese tutor

Qué conviene definir primero#

Antes de capturar cobros o habilitar pagos en línea, confirma:

• qué tutor será el responsable principal
• si ese tutor ya existe en la base de datos
• cuál es el parentesco correcto con el alumno
• si los datos fiscales o de facturación ya están completos

Flujo recomendado#

1. Abre el alumno correcto.
2. Revisa si el tutor ya existe y asígnalo cuando aplique.
3. Si no existe, crea el registro del tutor desde el mismo alumno.
4. Define parentesco correcto al momento de asignarlo.
5. Abre el perfil del tutor y registra sus datos de facturación.
6. Valida correo, razón social, RFC o identificador fiscal y domicilio antes de cobrar.

Datos de facturación#

Los datos de facturación están ligados al tutor e incluyen:

• razón social o nombre fiscal
• correo
• identificador fiscal
• domicilio
• comentarios

Un mismo tutor puede requerir más de un registro si tu operación necesita historial o variantes válidas para distintas facturas.

Relación con facturas y cobros#

Este flujo impacta directamente:

• facturas emitidas desde administración
• recibos enviados por correo
• pagos en línea cuando la familia debe elegir o confirmar datos de facturación

Si los datos de facturación ya están asociados a facturas existentes, evita borrarlos sin revisar el impacto histórico.

Buenas prácticas#

• no dupliques tutores si ya existen en el sistema
• define claramente quién es contacto y quién es responsable de pago
• valida el correo del tutor antes de usarlo para recibos o seguimiento
• conserva historial de datos de facturación cuando ya existan facturas emitidas

Problemas comunes#

No encuentro al tutor esperado#

Busca primero por nombre o correo. Si el tutor ya existe, asígnalo en vez de crear un duplicado.

El tutor está asignado pero no puedo facturar correctamente#

Revisa si faltan datos de facturación o si el registro asociado no corresponde al responsable de pago correcto.

Quise borrar datos de facturación y el sistema no lo elimina del todo#

Cuando esos datos ya tienen facturas relacionadas, Skolar conserva el historial para no romper registros anteriores.